Externe Hinweisgeberstelle gem. Hinweisgeberschutzgesetz

Hinweisgebersystem als elementarer Bestandteil einer Compliance Struktur

Der Bundesrat hat am 12. Mai 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verabschiedet, am 11. Mai 2023 passierte es den Deutschen Bundestag. Das Gesetz wurde mittlerweile im Bundesgesetzblatt verkündet und tritt am 2. Juli 2023 in Kraft. Es ist daher erforderlich, sich jetzt mit der Materie vertraut zu machen und auch vor In-Kraft-Treten des Gesetzes bereits vorbereitende Maßnahmen zu treffen.

Ein Hinweisgebersystem (auch: Whistleblowersystem) ist ein wesentlicher Bestandteil einer Compliance-Struktur im Unternehmen und sollte daher nicht nur aufgrund anstehender gesetzlicher Anforderungen implementiert werden. Da eine Implementierung viel Aufwand für ein Unternehmen bedeutet – insbesondere für Unternehmen, welche noch über kein gefestigtes Compliance-Management verfügen – sollten sich Unternehmen jetzt Gedanken zur Umsetzung machen.

Ziel der dem Gesetz zugrunde liegenden EU-Richtlinie 2019/1937 ist es, erstmalig einheitliche Mindeststandards für den Schutz von Hinweisgebenden innerhalb der EU zu gewährleisten. Hinweisgeber sind für den Erhalt einer offenen und transparenten Gesellschaft von herausragender Bedeutung, da sie durch ihre Mitteilungen über Gesetzesverstöße oder allgemeine Gefahren, von denen der Hinweisgeber an seinem Arbeitsplatz oder in anderem Zusammenhang erfahren hat, auf Missstände aufmerksam machen. Damit die betroffenen Hinweisgeber – die Whistleblower – besser vor Repressalien oder jeglichen negativen (beruflichen) Konsequenzen geschützt sind, erließ der EU-Gesetzgeber die Richtlinie 2019/1937. Verstöße gegen das Recht sollen leichter aufgedeckt und unterbunden werden; die Rechtsdurchsetzung durch Einrichtung effektiver und sicherer Meldekanäle verbessert werden.

 

Welche Maßnahmen umfasst das Deutsche HinSchG?:

  • Unternehmen ab 50 Mitarbeitern oder mit mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz sowie öffentliche Einrichtungen und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern müssen künftig sichere interne Meldekanäle Wobei die interne Meldestelle durch externe Dritte übernommen werden kann.
  • Meldungen können u.a. mündlich (per Telefon/Anrufbeantwortersystem) oder in Textform abgegeben werden.
  • Bei allen Meldekanälen muss jedoch die Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers gewahrt sein.
  • Falls keine internen Meldekanäle zur Verfügung gestellt werden oder keine Reaktion auf die Hinweise erfolgt, dürfen sich Hinweisgeber direkt an die zuständigen Behörden wenden.

 

Welche Umsetzungsfristen gelten für wen?

  • Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden: ab In-Kraft-Treten des HinSchG, also dem 02. Juli 2023
  • Schonfrist für kleinere Unternehmen (50-249 Mitarbeitende): 17. Dezember 2023

 

Leistungen der LIEB.Consultants

Wie LIEB.Consultants Sie im Hinblick auf die Regelungen zum Thema Hinweisgebersysteme unterstützen kann:

Wir bieten an: Die ausgelagerte interne Meldestelle (zusätzlich zu eigener Meldestelle oder als einzige interne Meldestelle), datenschutzkonform nach DSVGO & mit sofortiger Umsetzung (keine IT-Implementierung nötig) und beraten Sie gerne, individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

Der Hinweis auf eigene interne Meldestelle und/oder ausgelagerte Meldestelle muss durch das betroffene Unternehmen an prominenter Stelle platziert werden, daneben sind die Bedingungen der internen Meldestelle in einer „Whistleblower-Richtlinie“ einsehbar zu kommunizieren. Wir stellen eine Whistleblower-Richtlinie zur Verfügung.

Wir empfangen die Hinweise, überwachen die Fristen und dokumentieren. Wir nehmen eine erste Bewertung des Hinweises und eine Schlüssigkeitsprüfung vor und empfehlen ggf. Folgemaßnahmen.

 

Die Begleitung bei/Durchführung von Folgemaßnahmen erfolgt nach Absprache.